7 טיפים לתפירת אירוע חברה מושלם

7 טיפים לתפירת אירוע חברה מושלם

רוצים לערוך אירוע לעובדים בחברה, ימי כיף שיזרימו אנרגיה חדשה לארגון ולא ממש יודעים איך להרים אותו על הרגליים? הטיפ הטוב ביותר שאנחנו יכולים לתת לכם הוא לקחת חברת הפקות שתפיק עבורכם את האירוע, את ימי גיבוש הכי שווים וכל זאת בצורה מקצועית, מבלי שאתם תצטרכו להעסיק את עצמכם בעניין ומבלי שתעמידו את הצלחת האירוע בסיכון לאור חוסר ההיכרות שלכם עם תחום ההפקה. יחד עם זאת, במקביל גם אספנו עבורכם 7 טיפים לתפירת אירוע חברה מושלם ובשורות הבאות נביא בפניכם את הטיפים הללו למקרה שבכל זאת תרצו לעשות את הכל בעצמכם בניגוד לכל היגיון:

1. הגדירו את האירוע
   הדבר הראשון שאתם רוצים לעשות הוא להגדיר את האירוע. מה המטרה שלו? מה ייחשב להצלחה ומה לכישלון? האם מדובר באירוע של כמה שעות, של יום שלם או של מספר ימים? האם אפשר לערוך את האירוע גם בחו"ל? האם מדובר באירוע שנועד לגבש את העובדים ולחבר ביניהם, או אולי סתם לצ'פר אותם עם הזדמנות לחופשה בה הם יוכלו להסתובב עם בני משפחתם ללא שום קשר לעובדים האחרים בחברה? לכל אלה ישנה חשיבות רבה בתהליך ההפקה של אירוע חברה, ימי כיף בקטנה או כל חוויה פנים ארגונית אחרת.
2. בנו תכנית שלד
   תכנית שלד היא נקודת הפתיחה שלכם להפקת אירוע חברה. לא מדובר עדיין בתכנית שבה אתם מפרטים את הארוחות, את ההפעלות, את המופעים והמסיבות או כל מרכיב אחר באירוע, אלא בתכנית שבה מוגדרים באופן כללי לוחות הזמנים של האירוע, מתי יוצאים, מתי חוזרים, היכן שוהים בכל רגע, איך מגיעים ממקום למקום וכדומה. במקביל, תכנית זו אמורה לכלול כבר קווים מנחים לפעילויות שתרצו לשלב בכל שלב של האירוע.
3. בנו תכנית אירוע
   כעת הגיע השלב של בניית תכנית האירוע. במסגרת אירוע חברה ישנו מגוון רחב של פעילויות שתוכלו לשלב בהתאם למטרת האירוע, להגדרה שלו, לתקציב שעומד לרשותכם, לעונה בשנה בו הוא נערך, לאורך האירוע, למקום בו הוא נערך וכדומה. את כל אלה יהיה עליכם כבר להגדיר בשלב הזה ולהתחיל לקבוע לו"ז מסודר בו אתם יודעים מה קורה בכל רגע נתון. מתי נחים, מתי נוסעים, מתי רוקדים, מתי שרים, מתי שוחים במים, מתי משחקים מחניים וכן הלאה. מפה יהיה עליכם להמשיך בתהליך ההפקה ופה תצטרכו כבר הרבה השקעה וידע, ופחות טיפים.
4. צלמו את האירוע
   אל תשכחו לצלם את האירוע. ערכו של אירוע חברה הוא לא רק עבור העובדים שהשתתפו בו ולא רק לנקודת הזמן בה הוא נערך. עצם עריכת האירוע חשובה גם לעובדים עתידיים שיגיעו לחברה וייצפו בתמונות וסרטוני וידאו מהאירוע מארכיון תמונות שכולל את מגוון ימי גיבוש שלכם. צלמו את האירוע בסטילס ווידאו, וודאו שאתם לוקחים את הטובים ביותר למשימה זו.
5. דאגו לאוכל ולשתייה
   אוכל ושתייה הם מרכיבי מפתח בכל אירוע. אתם מכירים את זה מחתונות וחגיגות בר מצווה, וזה נכון גם כאשר עורכים אירוע חברה. נסו לעשות את זה עד כמה במודל של "הכל כלול" והקפידו על כך שאף אחד לא יהיה רעב או צמא אף לא לרגע אחד.
6. שימו לב לפרטים הקטנים
   הפרטים הגדולים הם סופר חשובים, אבל האירוע יכול ליפול גם ובעיקר על הפרטים הקטנים. האם דאגתם למגבות באירוע בו יש כניסה למים? האם יש כריות נוחות לישיבה בטבע? גם במסגרת אירוע חברה צריך לדאוג לכל, ואם לא שכרתם חברת הפקות, אלו הם אתם שצריכים לדאוג לכך.
7. עבדו עם מטרה
   הגדירו מראש מה מטרת האירוע (גיבוש עובדים, צ'ופר חופשה, קבלת קאדר של עובדים חדשים, ציון דרך בחיי הארגון וכן הלאה), ולאורך כל תכנון, הפקת ועריכת האירוע, וודאו שהכל פועל לטובת השגת המטרה.